Comptabilité d’agence immobilière : comptes mandants, écritures et obligations La comptabilité d’une agence immobilière repose sur deux comptabilités distinctes : la comptabilité de l’agence, qui enregistre ses honoraires, salaires, loyers et charges d’exploitation, et la comptabilité mandant, qui suit les loyers, provisions sur charges et dépôts de garantie détenus pour le compte de tiers. Ces fonds transitent sur un compte bancaire séparé, n’entrent jamais dans le chiffre d’affaires de l’agence immobilière et doivent être gérés dans le respect de la loi Hoguet. Pour un dirigeant d’agence immobilière, un gestionnaire locatif, un syndic ou plus largement un professionnel de l’immobilier, cette séparation est un point central de la conformité comptable et de la sécurité des fonds. Vous verrez ici comment tenir une comptabilité agence immobilière conforme, organiser les flux financiers, gérer les comptes mandants et les honoraires, comprendre les obligations légales et les contrôles, ainsi que choisir entre logiciels métiers, reprise comptable ou externalisation. Comptabilité d’une agence immobilière : deux comptes bancaires La séparation des flux n’est pas une bonne pratique comptable parmi d’autres. Elle découle de la loi Hoguet, qui impose à toute agence immobilière titulaire d’une carte de gestion de déposer les fonds reçus sur un compte bancaire distinct de sa trésorerie propre. Deux comptes bancaires coexistent donc dans une agence immobilière : le compte de fonctionnement, qui porte les encaissements d’honoraires et les charges de la structure ; le compte de tiers, appelé compte mandant ou compte séquestre, qui ne porte que des sommes appartenant à autrui. La comptabilité d’une agence immobilière applique le plan comptable général, avec quelques adaptations. Le compte de fonctionnement se suit en 512. Le compte mandant se tient dans un sous-compte 512 dédié ou en 545, selon le paramétrage du plan comptable retenu. Face à lui, les comptes 467 ouvrent une ligne par intervenant : Propriétaire Martin, Locataire Dupont. Les dépôts de garantie détenus par l’agence se logent en 165. Ce plan comptable ne s’improvise pas : il se paramètre une fois, au démarrage de la gestion locative, puis il se tient. L’égalité à vérifier n’importe quel jour de l’année solde du compte bancaire mandant = soldes créditeurs propriétaires + soldes débiteurs locataires + dépôts de garantie détenus Un écart signifie qu’une somme a changé de destination sans écriture comptable correspondante. C’est la première vérification d’un expert comptable qui reprend la comptabilité d’une agence immobilière, comme le détaille notre page consacrée à l’accompagnement comptable des professionnels de l’immobilier. Trois activités d’agence immobilière, trois circuits comptables Une agence immobilière ne tient pas les mêmes comptes selon les cartes professionnelles qu’elle détient. La ligne de partage tient à un critère unique : la détention, ou non, de fonds appartenant à des tiers. Les spécificités de la comptabilité immobilière découlent toutes de ce point. Transaction immobilière, Gestion locative, Syndic de copropriété Transaction immobilière : comptabilité sans fonds mandants Transaction. L’agence perçoit un honoraire à la signature de l’acte authentique et ne détient aucun fonds lorsque le séquestre est confié au notaire. Les transactions immobilières suivent alors le circuit comptable d’une entreprise de services ordinaire, sans comptabilité mandant. Cette activité de transaction immobilière à Paris ou en province implique un suivi rigoureux des honoraires et des décisions liées à la gestion des commissions. Gestion locative : double circuit comptable et gestion des fonds Gestion. L’agence encaisse des loyers, des provisions et des dépôts qui ne lui appartiennent pas, puis prélève ses honoraires sur ces flux. Le double circuit décrit plus haut devient obligatoire, bien par bien. La gestion locative immobilière nécessite un comptable immobilier spécialisé pour assurer la conformité des écritures comptables et la bonne gestion du portefeuille de biens et investisseurs. Syndic de copropriété : comptabilité distincte et gestion des immeubles Syndic. Chaque copropriété dispose de sa propre comptabilité, tenue en partie double et à part de celle de l’agence immobilière. Les fonds des copropriétaires ne se mêlent ni à ceux de l’agence, ni à ceux des propriétaires bailleurs. Un syndic de copropriété ajoute donc une troisième comptabilité au secteur immobilier, avec ses appels de fonds trimestriels, son budget prévisionnel et son assemblée générale annuelle. A retenir ! Une agence immobilière de 70 lots gérés et 40 transactions annuelles produit trois flux de produits au rythme différent. Les honoraires de transaction tombent de façon irrégulière. Ceux de gestion locative rentrent chaque mois, ceux de syndic de copropriété sont appelés par période. La rentabilité par activité ne se lit pas sur un compte de résultat global. Du loyer encaissé au reversement : l’ordre des écritures L’ordre compte autant que les écritures elles-mêmes. Inverser deux étapes suffit à créer un écart sur le compte mandant de l’agence immobilière. Émission de l’avis d’échéance aux locataires, en amont du terme prévu au bail. Encaissement du loyer et des provisions sur charges, sur le compte mandant, jamais sur le compte de fonctionnement de l’agence. Délivrance de la quittance, après encaissement effectif et non à l’émission de l’avis. La quittance atteste d’un paiement reçu. Ventilation entre loyer, provisions sur charges et autres postes éventuels, dans le sous-compte du propriétaire concerné. Prélèvement des honoraires de gestion locative, calculés sur les sommes encaissées et non sur les loyers appelés. Virement du solde aux propriétaires, à la périodicité fixée au mandat, en pratique entre le 5 et le 10 du mois suivant. Le dépôt de garantie suit un chemin distinct. Il reste sur le compte mandant pendant toute la durée du bail, sans jamais alimenter un reversement. Sa restitution aux locataires intervient après état des lieux de sortie, déduction faite des sommes justifiées. La tenue d’une comptabilité auxiliaire par bien immobilier géré, et non par propriétaire seulement, change la donne le jour d’un litige. Elle autorise la production d’un état des sommes dues ligne par ligne, pour un bien précis, sans reconstituer douze mois d’historique. Où la comptabilité d’une agence immobilière dérape Trois erreurs reviennent dans la comptabilité immobilière d’une agence, et toutes trois se corrigent mieux qu’elles ne s’expliquent lors d’un contrôle. Payer une charge de l’agence depuis le compte mandant Un abonnement