Comment supprimer une facture sur Pennylane : facturation électronique, paramétrer, émettre, encaisser

Sur Pennylane, vous pouvez supprimer directement une facture seulement si elle est encore au statut brouillon ; dès qu’elle est finalisée, elle ne peut plus être ni supprimée ni modifiée, et la correction passe par un avoir. Ce point concerne directement les dirigeants d’entreprise et auto-entrepreneurs en France qui utilisent Pennylane, ou envisagent de l’adopter, pour gérer leur facturation électronique sans créer d’écart comptable, de rupture dans la numérotation ou d’anomalie en cas de contrôle.

Pennylane est une plateforme agréée immatriculée par l’administration fiscale. L’émission, la réception et l’e-reporting sont inclus dans tous ses abonnements, y compris l’offre à 0 €. Ce guide explique aussi la configuration initiale de la facturation sur Pennylane, la création, la modification et la gestion des factures, les relances automatiques, la facturation électronique, les tarifs, ainsi que l’encaissement et le rapprochement bancaire, avec un focus sur la correction des erreurs de facturation. La réception de factures électroniques s’impose à toute entreprise assujettie à la TVA au 1er septembre 2026, l’émission au 1er septembre 2027 pour les entreprises et les expert-comptables. Les termes comptables employés dans ce guide sont définis dans notre glossaire métier.

Paramétrer la facturation Pennylane avant la première facture

Le paramétrage initial de la facturation électronique Pennylane commande la conformité de toutes les factures émises ensuite. Quatre réglages se traitent avant la première facture : l’identité et les mentions, les conditions de règlement, le catalogue, les fiches clients.

Commencez par l’éditeur de factures. Logo, couleurs et polices relèvent du confort visuel. Pennylane propose plusieurs modèles de facture personnalisables, dont le nombre varie selon le plan retenu. Les mentions, elles, relèvent de la loi. La réforme en ajoute quatre à celles que vous portiez déjà :

le numéro SIREN de l’émetteur et celui du client ;
l’adresse de livraison des biens, lorsqu’elle diffère de l’adresse de facturation ;
la nature de l’opération : livraison de biens, prestation de services ou opération mixte ;
l’option pour le paiement de la TVA sur les débits, lorsqu’elle est exercée.

Deux mentions financières se figent au même endroit. Le taux des pénalités de retard ne peut descendre sous trois fois le taux d’intérêt légal. L’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement est fixée à 40 €, en application de l’article D. 441-5 du code de commerce.

Passez ensuite aux conditions de règlement par défaut, puisqu’elles alimentent chaque nouvelle facture : délai retenu, mode de paiement proposé, ajout automatique du lien de règlement en ligne.

Le catalogue évite la ressaisie et les écarts de taux. Enregistrez chaque prestation avec sa description, son prix unitaire, son taux de TVA et son unité. Une prestation de conseil à 90 € HT de l’heure au taux de 20 % se sélectionne ensuite en un clic sur chaque devis.

Les fiches clients se créent par recherche du SIREN ou du SIRET, Pennylane récupérant la raison sociale, l’adresse et la forme juridique depuis la base INSEE. Ce réglage cesse d’être un confort au 1er septembre 2026. Sans identifiant valide, une facture électronique ne peut pas être routée : la plateforme la rejette.

À retenir ! Un identifiant client erroné bloque la facture avant l'envoi. Le délai de paiement, lui, continue de courir.

Facturation électronique Pennylane : vérifier votre raccordement

Un abonnement Pennylane actif ne suffit pas à vous rendre joignable pour la facture électronique : au-delà de l’abonnement, toute entreprise doit avoir fait le choix d’une PA d’ici septembre 2026 pour être joignable dans le cadre de la réforme. Tant que votre plateforme n’est pas déclarée dans l’annuaire central, vos fournisseurs ignorent où adresser leurs factures.

L’inscription à l’annuaire national est disponible à l’été 2025. Toute entreprise y contrôle sa propre situation comme celle de ses partenaires commerciaux. Cette réforme de la facturation concerne environ 4 millions d’entreprises françaises.

Une entreprise restée sur le matricule 9998 figure bien dans l’annuaire. Elle demeure pourtant hors d’état de recevoir une facture électronique, et sa TVA déductible attend d’autant.

L’absence de plateforme agréée en réception ouvre une procédure graduée. L’administration met d’abord en demeure, avec un délai de trois mois. Le manquement persistant coûte 500 €, puis 1 000 € par période de trois mois. Le barème complet issu de la loi de finances pour 2026 est détaillé dans notre analyse des obligations qui pèsent sur les cabinets d’avocats. En cas de blocage technique, la DGFiP tient une ligne d’assistance au 0 806 807 807, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 18 h.

Recherchez votre SIREN dans l’annuaire. La fiche affiche votre adresse électronique de facturation.
Lisez le format de cette adresse. Elle suit la norme ISO 6523, avec l’identifiant 0225 pour la France. Une entreprise au SIREN 123456789 s’écrit 0225:123456789.
Contrôlez le matricule de la plateforme rattachée. Le matricule 9998 désigne la plateforme par défaut, autrement dit l’absence de plateforme réelle. Les factures conformes doivent transiter par une plateforme agréée PA, et non par un envoi direct.
Désignez Pennylane depuis votre espace, dans la rubrique consacrée à la plateforme agréée pa.
Choisissez la maille de routage : SIREN pour une structure unique, SIRET par établissement, code routage pour orienter vers un service interne.
Revenez consulter la fiche quelques jours plus tard, une fois la mise à jour propagée.

Faire une facture sur Pennylane : le parcours exact

Une facture se crée depuis le menu Ventes, entrée Factures clients, bouton Nouvelle facture. Le paramétrage réalisé en amont remplit la majorité des champs.

Sélectionnez le client, puis les lignes du catalogue par mot-clé. Le prix, le taux et la remise se reportent seuls. Les totaux hors taxes et toutes taxes comprises se recalculent à chaque ligne ajoutée.

La date du jour s’applique par défaut, et ce comportement protège la numérotation. La séquence doit rester chronologique, continue et sans rupture, conformément à l’article 242 nonies A de l’annexe II du code général des impôts. Une date antérieure à la dernière facture émise casse cette continuité. La date d’échéance, elle, se renseigne séparément.

L’aperçu de la facture Pennylane au format PDF précède l’envoi, mais cet affichage ne doit pas faire oublier le format structuré réellement transmis en facture électronique. Trois contrôles suffisent à ce stade : l’identifiant du client, le taux appliqué à chaque ligne, la présence des mentions obligatoires. Le reste a été figé au paramétrage. Pour une transmission conforme, les entreprises doivent utiliser des formats comme UBL, CII ou Factur-X, selon les exigences de la facturation électronique. Le repère factur x ubl cii rappelle précisément cette logique de formats attendus.

L’envoi part directement de Pennylane, avec un mécanisme d’e invoicing qui assure la transmission conforme. L’historique conserve la date de transmission, l’ouverture éventuelle du message et les relances déclenchées. Cette traçabilité constitue un commencement de preuve utile si le client conteste la date de départ du délai de paiement.

Statut	Ce qu'il signifie	Modification
Brouillon	Facture créée, aucun numéro attribué	Libre
Finalisée	Numéro attribué, pièce constituée	Avoir obligatoire
Envoyée	Transmise au client	Avoir obligatoire
En retard	Échéance dépassée sans règlement	Avoir obligatoire
Payée	Règlement rapproché avec la facture	Avoir obligatoire

Comment supprimer une facture sur Pennylane ?

Une facture au statut brouillon peut être effacée définitivement sans conséquence ; ces trois cas servent ensuite d’étapes de décision selon le statut de la pièce. Une facture finalisée ne se supprime pas, et ne se modifie pas davantage. Contrairement à la suppression, l’archivage d’une facture reste réversible.

Cette limite ne tient pas au logiciel. La numérotation doit former une séquence continue, et un trou dans la série constitue une anomalie lors d’un contrôle. La correction passe donc par un avoir, qui annule tout ou partie de la pièce initiale et porte son propre numéro.

Trois situations se présentent en pratique.

Une erreur détectée avant finalisation se corrige directement dans le brouillon.
Une erreur détectée après finalisation, mais avant envoi, appelle un avoir suivi d’une facture rectificative.
Une erreur détectée après transmission par la plateforme agréée suit la même voie, avec une contrainte de plus : le système comptable du client a déjà enregistré la pièce.

Devis, facture récurrente et abonnement dans Pennylane

Un devis signé électroniquement se transforme en facture sans aucune ressaisie. Les lignes, les remises et les conditions sont reprises, et la numérotation reste pilotée par le logiciel.

La signature se déclenche depuis le devis envoyé. Le client valide en ligne, la pièce est horodatée, et le document signé reste rattaché au dossier. La transformation en facture intervient ensuite, sur commande ou de façon automatique.

Les contrats récurrents relèvent d’un autre mécanisme. Maintenance, hébergement, abonnement mensuel : la facture se génère seule à chaque échéance, à partir d’un modèle enregistré une fois. L’intégration GoCardless ajoute le prélèvement, sur mandat SEPA signé une seule fois par le client. Le calendrier mensuel se vide alors de plusieurs tâches :

la création de la facture à l’échéance ;
son envoi au client et son archivage ;
le rapprochement du règlement, dès lors que le prélèvement fonctionne.

Un point mérite vérification avant de bâtir cette organisation. La signature de devis, les factures récurrentes et les abonnements n’apparaissent qu’à partir du plan Essentiel, facturé 24 € HT par mois sur la grille indépendants relevée le 24 août 2026. Les plans Starter et Basique ne les portent pas. Une structure qui facture douze abonnements mensuels et hésite entre 14 € et 24 € tranche donc sur cette seule ligne.

Encaisser plus vite : lien de paiement et rapprochement bancaire

Le délai de règlement ne se subit pas entièrement. Il se paramètre, puis se raccourcit par le canal de paiement proposé au client.

Trois plafonds encadrent ce que vous pouvez convenir, en application de l’article L. 441-10 du code de commerce. Sans convention particulière, le règlement intervient trente jours après la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Une convention peut porter ce délai à soixante jours calendaires après la date d’émission de la facture. La variante à quarante-cinq jours fin de mois reste admise, à condition d’être expressément stipulée.

Le lien de paiement s’ajoute à la facture au moment de l’envoi. Le client règle par carte bancaire ou par virement déclenché en ligne, sans ressaisir votre IBAN. Cette étape supprime la première cause de retard involontaire : le virement remis à plus tard.

Les intégrations couvrent les autres canaux. Stripe et PayPal encaissent les paiements par carte. GoCardless pilote les prélèvements récurrents. Chaque encaissement remonte ensuite dans Pennylane, sans saisie manuelle.

Le rapprochement bancaire ferme la boucle. La synchronisation importe les mouvements du compte, et Pennylane automatise la saisie ainsi que le lettrage des écritures liées aux règlements, avec une lecture qui rapproche chaque paiement de la facture correspondante. Le statut bascule alors en payée, ce qui arrête les relances programmées.

Une PME de commerce en ligne relie sa boutique, son encaisseur et sa banque au même endroit. Chaque matin, elle lit deux informations : ce qui est rentré, ce qui reste dû. Le tri ne demande plus d’export ni de tableur, et le suivi de trésorerie devient plus simple au quotidien.

Automatiser les relances de factures Pennylane, et ses limites

Une relance envoyée au bon moment vaut mieux qu’une relance bien rédigée. Pennylane déclenche les envois selon un calendrier défini une fois, puis les interrompt dès le règlement rapproché.

Un scénario se construit à partir de la date d’échéance. Trois paliers couvrent la majorité des situations :

un rappel neutre à J+7, qui suppose l’oubli plutôt que le refus ;
une relance ferme à J+15, avec les références de la facture et le montant restant dû ;
un courrier formel à J+30, qui rappelle les pénalités et l’indemnité de 40 €.

Le contenu de chaque palier se règle par modèle. L’historique conserve les envois, les ouvertures et les réponses, facture par facture. Ce journal sert de pièce si le dossier part en recouvrement.

Reste ce que le logiciel ne prend pas en charge. Un échéancier négocié se discute par téléphone. Une mise en demeure se rédige, se signe et part en recommandé. Une injonction de payer se dépose au greffe du tribunal compétent. L’automatisation traite le volume des retards ordinaires, pas les impayés qui résistent.

Deux réglages méritent attention. La relance s’appuie sur le statut de la facture : un règlement encaissé mais non lettré déclenche un rappel injustifié, avec le dommage commercial correspondant. Enfin, les scénarios de relance n’existent qu’à partir du plan Essentiel. Sous ce palier, chaque relance part à la main.

Tarif Pennylane : quel plan pour quel niveau d’automatisation

La conformité à la facturation électronique n’est pas ce qui départage les plans : elle figure dans tous, y compris l’offre gratuite. Au-delà du tarif, le choix d’une solution dépend surtout des fonctionnalités vraiment utiles et du niveau de confiance attendu. Ce qui départage, c’est le degré d’automatisation.

Un scénario se construit à partir de la date d’échéance. Trois paliers couvrent la majorité des situations :

un rappel neutre à J+7, qui suppose l’oubli plutôt que le refus ;
une relance ferme à J+15, avec les références de la facture et le montant restant dû ;
un courrier formel à J+30, qui rappelle les pénalités et l’indemnité de 40 €.

Fonction	Starter 7 €	Basique 14 €	Essentiel 24 €	Premium 79 €
Émission et réception de factures conformes	oui	oui	oui	oui
Collaboration avec un cabinet comptable	oui	oui	oui	oui
Acomptes, bons de commande et de livraison	non	oui	oui	oui
Relances automatisées, signature de devis, abonnements	non	non	oui	oui
Prévisionnel de trésorerie, notes de frais, API	non	non	oui	oui
Module comptable, TVA et liasse fiscale en EDI	non	non	non	oui

Pennylane est certifié ISO 27001 depuis août 2023.

Trois contraintes s’appliquent à toute la grille indépendants : un utilisateur, 1 200 factures par an, quinze jours d’essai sans engagement. L’offre à 0 € ajoute une restriction propre, puisqu’elle est réservée aux micro-entreprises. (Seul l’émission et réception de factures conformes est à 0 €)

Le palier décisif se situe à 24 €, seuil à partir duquel les outils d’automatisation deviennent réellement accessibles. En dessous, la facturation est conforme mais manuelle. Au-dessus, elle se déclenche seule. Un indépendant qui émet vingt factures par an et relance rarement n’a aucune raison de payer ce supplément. Une structure qui gère des abonnements le rentabilise dès le deuxième mois.

Les paliers TPE ouvrent plusieurs accès simultanés, dans des combinaisons distinctes d’utilisateurs de gestion et d’utilisateurs employés. Les PME relèvent d’une offre établie sur devis. À plan identique, le tarif progresse avec l’effectif : le chiffre de 14 € vaut pour un indépendant, pas pour une société de quinze salariés.

Données tarifaires Grille indépendants relevée le 24 août 2026 sur la page tarifs de l'éditeur, montants hors taxes par mois. Cette grille varie selon l'effectif et fait l'objet de mises à jour. Vérifiez-la avant tout engagement.

Ce que le logiciel de facturation Pennylane ne fait pas en tant que plateforme agréée

Quatre limites se vérifient avant de s’engager, parce qu’aucune ne se contourne par paramétrage.

La paie reste hors périmètre. Bulletins, DSN et cotisations demandent un outil distinct ou une intégration.
Chaque plan inclut 1 200 factures par an. Au-delà, la grille standard ne suffit plus.
La grille indépendants s’entend pour un utilisateur. Les accès supplémentaires relèvent des paliers TPE.
Le plan à 0 € est réservé aux micro-entreprises et n’ouvre pas la collaboration avec un cabinet. Au-delà de ces limites fonctionnelles, la non-conformité à l’émission peut aussi exposer à une amende de 50 € par facture non émise.

Une précision figure au bas des pages de l’éditeur et mérite d’être lue : Pennylane n’est pas un cabinet d’expertise comptable. L’outil produit des états, pas une attestation. La révision des comptes, la liasse fiscale et le conseil restent l’affaire d’un professionnel inscrit.

L’arbitrage se pose surtout pour un indépendant qui travaille sans cabinet et facture peu. Le rapport entre l’abonnement et le service rendu penche alors vers des solutions plus légères. Malgré les exigences légales de conformité, le recours à Pennylane n’est pas une obligation pour tous les profils. Notre comparatif des logiciels de comptabilité par statut détaille ce raisonnement.

Déléguer l’exécution une fois l’outil paramétré

Le paramétrage se fait une fois. L’exécution revient chaque semaine.
Cinq tâches résistent à l’automatisation, et ce sont elles qui remplissent les fins de mois :

collecter les SIREN et SIRET manquants dans les fiches clients, avant qu’une facture ne soit rejetée ;
traiter les rejets de plateforme et relancer l’émission après correction ;
rapprocher les règlements encaissés mais non lettrés, pour éviter les rappels injustifiés ;
contrôler les coordonnées bancaires d’un nouveau fournisseur avant le premier paiement ;
suivre les impayés qui sortent du scénario automatique.

Wize Expert prend en charge cette part opérationnelle. Un assistant dédié tient vos fiches clients, suit les statuts de facturation, prépare les pièces et se coordonne avec votre expert-comptable, avec un rôle clair dans la transmission des éléments et le suivi des dossiers. Nos équipes travaillent quotidiennement sur Pennylane, avec une approche centrée sur l’exécution opérationnelle, ce qui vous épargne la formation d’un profil à votre environnement et facilite la transition vers la facturation électronique.

Le dispositif repose sur un contrat de droit français et sur plus de 7 ans de pratique de l’externalisation comptable et administrative. Notre société malgache est inscrite à l’Ordre des experts-comptables malgache.

La continuité est assurée par un relais organisé en cas d’absence.

Décrivez votre volumétrie, vos échéances et votre plan Pennylane actuel. Nous vous répondons sous 48 heures : prendre contact avec un assistant dédié.

Mon expert-comptable utilise un autre logiciel, Pennylane fonctionne-t-il quand même ?

Oui. Les plateformes agréées sont interopérables entre elles : une facture émise depuis Pennylane atteint un destinataire raccordé à une autre plateforme, dans le cadre de la réforme de la facturation électronique en France. La question porte plutôt sur la production comptable. Vérifiez avec votre cabinet le format d’export attendu, ou ouvrez-lui un accès collaboratif, disponible à partir du plan Starter. Selon les outils utilisés, le format attendu peut aussi inclure Factur-X.

Un fournisseur m'envoie encore un PDF après le 1er septembre 2026, que faire ?

La facture reste payable et la TVA reste déductible, mais un PDF envoyé par e mail ne correspond pas au circuit de la facture électronique conforme. La condition tient à la réalité de l’opération et aux mentions requises, conformément à l’article 271 du code général des impôts. Pour sécuriser la réception des factures, celle-ci doit passer par la plateforme déclarée dans l’annuaire afin d’éviter les doublons et de fiabiliser le traitement. Le risque tient au double traitement : si la même facture arrive ensuite par la plateforme, écartez le doublon avant paiement. Signalez au fournisseur votre adresse de facturation référencée dans l’annuaire.

Que se passe-t-il au-delà de 1 200 factures par an ?

Ce plafond figure sur chaque plan de la grille indépendants. Le dépassement bascule vers les paliers destinés aux TPE, ou vers une offre établie sur devis pour les volumes importants. Anticipez le calcul sur douze mois glissants plutôt que sur l’année civile, un pic saisonnier suffisant à franchir le seuil.

Combien coûte Pennylane pour une TPE de trois salariés ?

L’éditeur ne publie pas de grille pour cette taille : les paliers TPE s’obtiennent auprès de son service commercial. Retenez la mécanique plutôt que le montant. Le prix dépend du plan retenu, du nombre d’utilisateurs de gestion et du nombre d’utilisateurs employés. À plan égal, il dépasse le tarif indépendant affiché publiquement.

Un client conteste une facture déjà transmise, comment la corriger ?

Par un avoir, jamais par modification de la pièce d’origine. Si la facture a déjà été transmise, les transactions et les données associées sont déjà parties dans le circuit réglementaire. La facture initiale a reçu un numéro dans une séquence qui doit rester continue. Émettez l’avoir, puis une facture rectificative si la prestation reste due. Les deux documents suivent le même circuit que la facture initiale, y compris, selon les cas, l’e-reporting lié aux statuts ou paiements transmis.

Puis-je reprendre mon historique de facturation en arrivant sur Pennylane ?

L’import couvre les clients, les articles et les factures existantes, ce qui évite de repartir d’une base vide. La numérotation antérieure demande une attention particulière : paramétrez le compteur pour qu’il prenne la suite de votre dernière facture émise. Le cadre général de la réforme est détaillé dans ce guide de la facturation électronique obligatoire.

Responsable Pôle Comptabilité France

Delphine Hammada

À la tête du pôle comptabilité France de Wize, Delphine cultive l'exigence propre au métier — celle du chiffre juste, du dossier carré, de l'échéance tenue — sans jamais perdre de vue ce qui compte vraiment : la satisfaction du client. Une rigueur qu'elle met au service des cabinets comptables et des dirigeants, en construisant avec eux une collaboration durable, où chaque délégation repose sur la confiance et la qualité du travail rendu. Ce qui l'anime au quotidien ? Transmettre. Faire grandir une équipe motivée, partager les bons réflexes, les méthodes qui font gagner du temps et les pièges à éviter.

Pas le temps de tout lire ? Laissez l'IA vous en faire un résumé clair.

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